SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Pelaku bisnis professional perlu memahami pentingnya bagaimana sistem informasi dapat mempengaruhi fungsi-fungsi bisnis umum yang berpengaruh langsung pada perkembangan karirnya.

Sebagai contoh seorang marketing pada dunia perbankan harus memahami sistem informasi digunakan dan bagaimana sistem tersebut dapat mendukung kegiatan perbankan dan perusahaan lain.

Sistem informasi dapat dikelompokkan ke dalam kategori fungsi bisnisnya, yaitu :

–        Marketing,

–        HR Management,

–        Finance,

–        Accounting,

–        Production/operation.

Sistem Marketing

Fungsi bisnis yang sangat diperhatikan dalam marketing adalah perencanaan, promosi, dan penjualan serta pengembangan produk baru dan pangsa pasar baru beserta konsumen potensialnya. Hal ini menunjukkan marketing sebagai fungsi yang vital dalam operasional perusahaan.

Kegunaan lainnya adalah membantu seorang manager marketing dalam mengatur serta memantau hubungan dengan customer, perencanaan produksi, pengambilan keputusan atas produk lain, periklanan, penjualan, promosi dan strategi target pemasaran serta riset pasar dan prediksi untuk waktu mendatang.

Gambar diatas menunjukkan bagaimana sistem informasi marketing mendukung komponen utama marketing.

Interactive Marketing

Istilah interactive marketing dibuat untuk menggambarkan proses marketing yang berfokus pada pelanggan yang menggunakan basis internet, intranet dan extranet dalam pengadaan transaksi dua arah antara bisnis dengan pelanggan atau pelanggan potensial.

Tujuan dari adanya interactive marketing adalah untuk memungkinkan perusahaan mendapat keuntungan dari penggunaan internet, intranet dan extranet dalam menarik dan mempertahankan pelanggan yang akan menjadi mitra bisnis dalam penciptaan, pembelian, serta improvisasi produk dan jasa.

Di dalam interactive marketing, pelanggan dirangsang untuk secara proaktif tergabung dalam proses yag bersifat interaktif dalam pengembangan produk, pengiriman, serta pelayanan lainnya.

Hal ini dimungkinkan dengan adanya berbagai layanan internet termasuk fasilitas chat dan grup diskusi, web form and questionnaires, dan koresponensi email.

Akhirnya hasil akhir yang diharapkan dari interactive marketing adalah ragam kombinasi dari data vital marketing, ide mengenai produk baru, volume penjualan, dan hubungan yang erat dengan pelanggan.

Targeted Marketing

Targeted marketing atau pangsa pasar menjadi alat penting dalam pengembangan strategi promosi dan periklanan bagi perusahaan perdagangan elektronik melalui website.

Pada gambar berikut ini digambarkan konsep manajemen pangsa pasar promosi dan periklanan termasuk komponennya.

konsep manajemen pangsa pasar promosi dan periklanan berikut komponennya.

•         Community. Perusahaan dapat menggunakan metode promosi dan iklan pada komunitas atau orang-orang yang dituju disesuaikan dengan kebutuhan.

•         Content. Media iklan seperti bilbord elektronik atau banner dapat ditempatkan di berbagai website selain di website perusahaan. Penggunaan cara ini dapat menarik target pasar yang diinginkan.

•         Context. Iklan yang ditampilkan didalam website harus ada relevansinya dengan produk atau jasa yang diiklankan. Jadi target iklan hanya ditujukan kepada orang-orang yang sedang mencari informasi mengenai subyek yang dimaksud.

•         Demographic/Psychographic. Dukungan marketing dapat ditujukan sepenuhnya pada tipe atau kelas tertentu saja, contohnya: pasangan menikah, pengguna berusia 20an, dll.

•         Online Behaviors. Setiap pengunjung website dapat diamati perilakunya dengan berbagai metode pelacakan, misalnya dengan menggunakan metode “Web cookies” dimana dukungan marketing dapat secara cepat mempelajari kebiasaan setiap pengunjung website untuk kemudian dikembangkan menjadi target marketing perorangan setiap melakukan kunjungan ke dalam website perusahaan.

Sales Force Automation

Komputer dan jaringan komputer mempercepat ketersediannya dasar sales force automation. Di beberapa negara tenaga penjualan dilengkapi dengan penggunaan komputer notebook, web browser, dan software contract manajemen yang terhubung dengan internet, intranet dan extranet perusahaan yang tidak saja meningkatkan produktivitas orang bagian penjualan tetapi juga secara dramatis mempercepat pengambilan dan analisa data penjualan dari lapangan dan manager di kantor pusat.

Manufacturing Systems

Sistem informasi manufaktur mendukung fungsi produksi/operasional termasuk didalamnya aktivitas perencanaan dan proses kontrol barang dan jasa.

Sistem informasi digunakan untuk operasional manajemen dan proses transaksi dalam mendukung kegiatan perencanaan, pengawasan, dan pengawasan persediaan, pembelian, dan alur barang serta jasa.

Computer Integrated Manufacturing (CIM)

Adalah konsep sistem informasi menyeluruh yang menekan pada objek dimana sistem berbasis computer harus dapat :

–        Menyederhanakan (Simplify) proses produksi, disain produk, dan organisasi pabrik sebagai dasar yang vital dalam integrasi untuk mencapai otomatisasi

–        Otomatisasi (Automate) proses prodiksi dan fungsi bisnis yang didukung dengan penggunaan komputer, mesin, dan robot.

–        Mengintegrasikan (integrate) semua produk dan semua proses pendukung dengan menggunakan komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi lainnya.

Sistem computer informasi manufaktur – manufaktur terintegrasi.

Sistem Informasi Manufactur merupakan bagian dari sistem ERP. Secara keseluruhan CIM dibuat untuk menciptakan fleksibilitas dan responsitas proses manufaktur yang secara efisien memproduksi barang dengan kualitas yang tinggi.

Penerapan CIM memungkinkan perusahaan untuk dapat dengan cepat mengambil tindakan dan memenuhi permintaan konsumen atas barang dan jasa dengan tingkat kualitas yang tinggi.

Sistem Informasi Manufaktur (CIM) membantu perusahaan dalam melakukan penyederhanaan, otomatisasi dan mengintegrasikan beberapa yang diperlukan dalam proses produksi, contohnya penggunaan Computer Aided Engineering (CAE) dan Computer Aided Design (CAD) guna mendapatkan desain produk yang lebih baik dan penggunan Material Requirement Planning (MRP) yang diintegrasikan dengan jadwal produksi.

Computer Aided Manufacturing (CAM) merupakan system produksi otomatis yang mampu melakukan proses produksi.

Manufacturing Execution System (MES) adalah sistem informasi yang dapat digunakan untuk memonitor, mencatat, serta mengontrol 5 komponen produksi (material, equipment, personel, instruction, spesifikasi dan fasilitas produksi) dalam proses operasional pabrik serta dapat menghasilkan laporan dan status kinerja komponen produksi dalam upaya membantu perusahaan mencapai tingkat fleksibilitas serta kualitas yang tinggi dalam proses manufaktur.

Kontrol Proses merupakan penggunaan komputer dalam melakukan pengawasan/kontrol proses fisik terhadap barang yang diproduksi. Setiap computer proses kontrol memerlukan alat sensor khusus untuk melakukan pengukuran terhadap barang yang diproduksi. Sistem proses kontrol menghasilkan pesan dan menampilkan hasil dari status proses yang dilakukan.

Kontrol Mesin merupakan penggunakan komputer dalam proses kontrol ativitas mesin yang umum dikenal dengan sebutan numerical control. Alat pengontrol mesin pabrik adalah tipe numerical control application yang juga mengacu pada mesin industri lainnya.

Program komputer numerical control untuk peralatan mesin merubah data geometri dari gambar teknis dan instruksi mesin dari proses perencaaan kedalam perintah angka-angka kode yang dapat mengendalikan aktivitas kontrol mesin.

Tak jarang kontrol mesin menggunakan microprosesor tertentu yang disebut programmable logic controllers (PLCs) yang memungkinkan satu atau beberapa mesin melakukan numerical control program.

Pekerja manufaktur menggunakan komputer untuk mengembangkan control program, menganalisa data produksi yang dihasilkan oleh PLCs dan menjaga kinerja peralatan mesin.

Robotics hal penting dalam pengembangan kontrol mesin dan computer-aided manufacturing adalah terciptanya mesin yang pandai dan robot. Mesin dan robot ini dapat secara langsung mengendalikan aktivitasnya dengan bantuan microprocessor.

Robot adalah teknologi yang mengembangkan da membangun mesin dengan kecerdasan buatan (artificial intelligent) dan disertai kemampuan fisik seperti manusia (dapat bergerak, melihat, dll). Robot yang juga disebut dengan “steel collar workers” digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan menghemat biaya.

Human Resources System

Fungsi daripada human resources managemen (HRM) melibatkan proses rekruitmen, penempatan, evaluasi, konpensasi, dan pengemangan pegawai dan perusahaan.

Tujuan HRM adalah efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan. Jadi system informasi sumber daya manusia dirancang untuk :

1. Memenuhi permintaan tenaga kerja bagi perusahaan.

2. mengembangkan kemampuan potensional tenaga kerja.

3. Mengendalikan kebijakan dan program ketenagakerjaan.

Umumnya perusahaan menggunakan system informasi berbasis komputer untuk keperluan :

1. mencetak slip gaji dan laporan penggajian.

2. mencatat dan memelihara riwayat pekerja.

3. Menganalisa penggunaan tenaga kerja dalam operasional.

Beberapa perusahaan telah menggunakan informasi sistem berbasis komputer lebih dari yang disebutkan diatas dan mengembangkan sistem tersebut menjadi Human Resources Information System (HRIS) yang mencakup :

1. proses rekruitmen

2. penempatan karyawan

3. penilaian kinerja

4. analisa penggajian dan tunjangan karyawan

5. training dan pengembangan

6. kesehatan, keselamatan, dan keamanan

            Sistem informasi sumber daya manusia mendukung fungsi strategis, taktis dan operasional dalam sumber daya perusahaan

HRM dan internet

Internet sudah menjadi bagian utama perubahan sumber daya manusia. Adanya sistem online untuk HRM memungkinkan proses rekruitmen dilakukan melalui website perusahaan.

Beberapa perusahaan juga menggunaan jasa rekruitmen komersial dan database yang ada di internet, mengirim pesan di beberapa newsgroup dan komunikasi dengan pelamar kerja melalui E-mail.

HRM dan Intranet Perusahaan

Teknologi intranet memungkinkan perusahaan untuk memproses aplikasi dilakukan melalui jaringan intranet perusahaan. Dengan intranet departemen HRM dapat terusmenerus melayani kebutuhan karyawan. Mereka juga dapat mendistribusikan informasi penting dengan cepat dibandingkan menggunakan metode sebelumnya.

Intranet dapat membantu pengumpulkan informasi secara online dari karyawan untuk dimasukkan ke dalam file catatan mereka masing-masing dan memungkinkan karyawan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan HRM tanpa banyak campurtangan departemen HRM.

Contohnya penggunaan apliasi Employee Self-Service (ESS) yang memungkinkan karyawan melihat keuntungan yang diperoleh, laporan biaya dan perjalanan, informasi gaji pegawai, melakukan pembaharuan data karyawan, dll.

Keuntungan lain dengan adanya intranet adalah dapat disediakannya alat bantu pelatihan yang dapat dipergunakan sesuai permintaan dimana karyawan dapat mendownload instruksi dan memproses informasi yang diinginkan bahkan dalam bentuk video pelatihan bila memungkinkan.

Pelatihan and Pengembangan

Sistem Informasi membantu manager sumber daya melakukan perencanaan dan penilaian rekruitmen pegawai, program pelatihan dan pengembangan dengan melakukan analisa catatan keberhasilan dari program yang dilakukan. Mereka juga melakukan analisa status perkembangan karir dari masing-masing pegawai guna menentukan metode apa, seperti training, yang dapat dilakukan dan penilaian hasil kerja yang harus direkomendasikan. Keberadaan komputer berbasis multimedia memungkinkan program ini dilakukan oleh HRM.

SISTEM AKUNTANSI

Sistem Informai Akuntansi (SIA) merupakan sistem terlama yang telah digunakan di dalam dunia bisnis. Sistem ini mencatat dan melaporkan transaksi bisnis dan kejadian ekonomis lain.

SIA berbasis pada konsep double-entry bookkeeping yang telah lama digunakan dan konsep akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) serta activity based costing (ABC).

Dalam operasionalnya sistem akuntansi menekankan pada faktor hukum dan pencatatan yang bersifat historis serta penyajian laporan keuangan yang akurat. Umumnya sistem ini termasuk proses transaksi, pengendalian persediaan, piutang, hutang, penggajian, dan sistem general ledger.

Sistem akuntansi berfokus pada perencanaan dan pengendalian operasional bisnis. SIA menekankan pada laporan akuntansi biaya, pembuatan laporan anggaran dan laporan proyeksi keuangan serta analisa penilaian laporan actual dibandingkan dengan perencanaan.

sistem informasi untuk proses transaksi dan laporan keuangan.

SISTEM AKUNTANSI  ONLINE

Keberadaan internet, intranet dan extranet serta jaringan lain mengubah tatacara pencatatan dan aktivitas bisnis akuntansi. Adanya transaksi online mengubah interaksi transaksi dokumen, prosedur dan kontrol.

Hal ini biasa diterapkan pada proses order, kontrol inventory, Piutang, dan hutang. Sistem ini melibatkan proses langsung antara perusahaan dengan konsumen dan suppliers.

Proses Order

Merupakan sistem proses transaksi yang penting dimana sistem mencatat dan memproses pesanan pelanggan dan menghasilkan data yang diperlukan untuk analisa penjualan.

Di beberapa perusahaan sistem juga mencatat status permintaan pelanggan sampai barang dikirim. Sistem pemrosesan penjualan berbasis komputer menyediakan metode pencatatan dan pemeriksaan permintaan pelanggan serta transaksi penjualan dengan cepat, akurat dan efisien

Pengendalian Inventori

Sistem pengendalian persediaan mengambarkan proses perubahan barang di dalam persediaan. Bila tercatat permintaan dari pelanggan dari sistem pemesanan, system computer pengendalian persediaan mencatat adanya perubahan tingkat persediaan dan menyiapkan dukumen pengiriman yang diperlukan.

Sistem ini bisa mengingatkan manager untuk melakukan pemesanan untuk barang-barang yang perlu dipesan dan dapat menyediakan berbagai laporan yang diperlukan.

Account Receivable

Account receivable system atau system pencatatan piutang melakukan pencatatan piutang pelanggan yang dihasilkan dari pembelian dan pembayaran pelanggan.

Sistem ini mampu mencetak invoice kepada pelanggan secara periodik. Sistem informasi piutang berbasis komputer membantu manager dengan menyajikan laporan yang berguna untuk mengendalikan kredit yang diberikan serta pengumpulan tagihannya.  Aktivitas ini membantu dalam memaksimalkan kredit penjualan yang menguntungkan serta meminimumkan kerugian karena piutang tak tertagih (bad debts).

Account Payable

Account payable system atau sistem pencatatan hutang menekankan pada pebelian dan pembayaran kepada suplayer. Sistem ini mampu menghasilkan cek pembayaran dari invoice yang belum dilunasi dan mampu menghasilkan laporan pengendalian kas.

Sistem ini juga membantu kegiatan pembayaran secara akurat yang dapat menghasilkan hubungan yang baik kepada supplier. Memastikan jumlah yang terhutang, menjamin perolehan diskon pembayaran. Sistem ini juga menyajikan informasi analisa pembayaran, biaya, pembelian, akun biaya karyawan dan permintaan kas.

Payroll

Payroll system atau sistem penggajian memelihara data kerja karyawan dan data kerja lainnya. Sistem ini menghasilkan slip pembayaran gaji dan dokumen lain yang diperlukan seperti laporan pengeluaran, laporan penggajian, laporan analisa tenaga kerja dan beberapa laporan lain untuk kebutuhan managemen seperti laporan biaya tenaga kerja dan produktivitas.

Sistem Manajemen Keuangan

Sistem manajemen keuangan berbasis computer membantu manager keuangan dalam pengambilan keputusan untuk :

  1. Pembiayaan kegiatan bisnis

  2. Alokasi dan pengendalian sumber keuangan dalam kegiatan usaha

Sistem manajemen keuangan termasuk kas dan manajemen investasi, anggaran modal, perkiraan keuangan (financial forecasting), dan perencanaan keuangan.

Cash Management

Sistem cash management mengumpulkan informasi seluruh penerimaan kas dan pelunasan pembayaran antar perusahaan secara realtime dan berbasi periodik.

Sistem ini mampu membuat laporan harian, mingguan, bulanan perkiraan keuangan dimasa yang akan datang atau cash flow forecast yang dapat digunakan untuk mengetahui kondisi (surplus atau minus) keuangan mendatang.

Manajemen Investasi Online

Banyak perusahaan menginvestasikan keuntungannya ke dalam surat berharga rendah resiko berjangka pendek (sort-term low-risk marketable securities) atau high – return high-risk alternatives dimana akan diperoleh pendapatan investasi sampai dengandana diperlukan kembali. Portfolio dari surat berharga tersebut dapat dikendalikan dengan menggunakan paket aplikasi portfolio management.

Informasi investasi dan perdagangan surat berharga banyak tersedia di internet. Jasa investasi online membantu manager keuangan mengambil keputusan untuk membeli, menjual atau menahan transaksi setiap surat berharga guna mendapatkan keuntungan maksimal.

Anggaran Modal

Capital Budgeting atau proses anggaran modal melibatkan evaluasi keuntungan finansial pembelanjaan modal. Proposal pembelanjaan jangka panjang untuk pabrik dan peralatan berat dapat dianalisa dengan berbagai teknik perhitungan.

Aplikasi ini mempergunakan model lembar kerja yang rumit untuk menganalisa nilai sekarang dari pencapaian arus kas yang diharapkan dan analisa nilai yang optimum dari modal usaha.

Perkiraan Keuangan dan Perencanaan Keuangan

Umumnya sistem ini menggunakan lembar kerja elektronik dan aplikasi perencanaan keungan lain untuk melakukan evaluasi proyeksi kinerja keuangan saat ini.

Sistem ini juga membantu menentukan kebutuhan keuangan bisnis dan metode analisa alternative untuk keuangan. Analis keuangan menggunakan perkiraan keuangan berdasar pada kondisi keuangan, operasi bisnis, ketersediaan tipe pembiayaan, suku bunga, dan tingkat harga saham dan surat berharga guna mendapatkan perencanaan pembiayaan yang optimum.

Lembar kerja elektronik, software DSS dan Web-based groupware dapat digunakan untuk membangun dan menghasilkan model keuangan.

CROSS  FUNCTIONAL ENTERPRISE SYSTEMS

Merupakan penggunaan teknologi informasi untuk membangun cross-functional enterprise systems yang terintegrasi dan melewati batasan fungsi bisnis tradisional (seperti pemasaran dan keuangan).

Pada saat ini mayoritas perusahaan telah berubah dari mainframe-based legacy systems ke cross-functional client/server applications. Hal ini membawa pada instalasi Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), atau Supply Chain Management (SCM) yang biasanya diproduksi oleh SAP America, Baan, PeopleSoft, Oracle, dll.

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP merupakan cross-functional enterprise system yang bertindak seperti kerangka kerja untuk menyatukan dan membuat otomatis banyak proses bisnis yang harus di selesaikan dalam fungsi pabrikasi, logistik, distribusi, accounting, finance dan sumber daya manusia.

ERP software merupakan sekelompok software modules yang mendukung aktivitas bisnis yang terlibat dalam proses backoffice.

 ERP Software untuk perusahaan manufacturing biasanya akan mencatat status sales, inventory, shipping dan invoicing, termasuk memperkirakan kebutuhan raw material dan sumber daya manusia.

Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management merupakan suatu sistem yang dipergunakan untuk mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya agar baik perusahaan maupun pelanggan sama-sama mendapatkan manfaat yang menguntungkan dari sistem ini.

Terdapat beberapa alasan keperluan CRM, antara lain :

–        Dibutuhkan biaya 6 kali lebih besar untuk menjual produk pada konsumen baru daripada konsumen lama.

–        Konsumen yang tidak puas akan menceritakan pengalamannya pada 8-10 orang lain

–        Perusahaan dapat meningkatkan 85% labanya hanya dengan meningkatkan 5% konsumen yang loyalnya.

–        Keberhasilan menjual produk pada konsumen baru sekitar 15%, sedangkan pada konsumen lama dapat mencapai 50%.

–        70% konsumen yang mengeluh, tetap akan berbisnis dengan kita kembali jika perusahaan cepat mengambil langkah perbaikan.

–        Lebih dari 90% perusahaan yang ada tidak memiliki integrasi sales dan service untuk mendukung E-Commerce.

Adanya alasan-alasan tadi membuat bisnis menggunakan CRM sebagai strategy yang berbasis pada konsumen. CRM systems berisi sekelompok modul software yang menjalankan aktivitas bisnis khususnya front office process.

CRM software membantu bisnis untuk menghasilkan pelayanan yang cepat, nyaman, dapat dipercaya, dan konsisten.

Supply Chain Management

Supply chain terdahulu umumnya terikat pada banyak langkah yang tidak perlu dan berulang. Contohnya sebuah box breakfast cereal membutuhkan waktu 104 hari dari pabrik hingga siap dijual di supermarket.

Hal ini yang  menyebabkan banyak perusahaan membuat SCM sebagai tujuan strategy utama dalam inisiatif e-business mereka. Ini merupakan kebutuhan absolut bila ingin mencapai harapan konsumen e-business : Apa yang konsumen inginkan, kapan dan dimana diinginkan, pada harga terendah yang memungkinkan.

ONLINE TRANSACTION PROCESSING

Transaction Processing System (TPS) merupakan sistem informasi cross-functional yang memproses data yang dihasilkan dari bisnis transaksi yang ada.

Banyak perusahaan menggunakan internet, extranet, dan jaringan lain yang mengikat mereka pada konsumen dan supplier pada Online Transaction Processing Processing (OLTP).

Tahapan Transaction Processing Cycle meliputi beberapa aktivitas dasar sbb :

–        Data Entry

–        Transaction Processing, meliputi (1) batch processing dan (2) real-time processing (atau online processing)

–        Database Maintenance

–        Document and Report Generation

–        Inquiry Processing

ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION

Enterprise Application Integration (EAI) merupakan software yang dapat kita buat untuk menghubungkan beberapa software bisnis. EAI software memungkinkan pengguna membuat model (simulasi) atas proses bisnis yang terlibat diantara aplikasi bisnis.

EAI juga menghasilkan middleware yang mempersembahkan koordinasi dan konversi data, komunikasi antar aplikasi, messaging services, dan akses pada aplikasi yang terlibat.

Gambar dibawah ini menggambarkan aplikasi front-office dan back-office sehingga bisa saling kerjasama dengan baik dan terintegrasi. Ini merupakan kapabilitas yang vital dimana perusahaan E-business harus merespon dengan cepat dan efektif terhadap kondisi bisnis dan kemauan konsumen.