Tipe Kegiatan Manajemen

Tipe Kegiatan Manajemen

•         PERENCANAAN STRATEGIS

            Pada dasarnya perencanaan strategis meliputi hal-hal sbb :

–        Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

–        Penetapan tujuan

–        Penentuan Strategi

•         PENGENDALIAN MANAJEMEN

–        Merupakan tingkatan taktis yaitu bagaimana Manager Tingkat Menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategis dapat dilakukan dengan berhasil

•         PENGENDALIAN OPERASI

–        Proses penerapan program yang telah ditetapkan di Pengendalian Manajemen & difokuskan pada tugas-tugas manajemen tingkat bawah

Tipe Keputusan Manajemen

•         Keputusan Terprogram (Keputusan Terstruktur)

–        Keputusan yang terjadi berulang-ulang dan RUTIN, sehingga dapat diprogram. Keputusan ini terjadi di Manager Tingkat Bawah.

•         Keputusan Semi Terprogram (Keputusan Semi Terstruktur)

–        Keputusan yang masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari pengambil keputusan. Keputusan ini bersifat rumit dan membutuhkan pertimbangan serta analisis yang terinci.

•         Keputusan Tidak Terprogram (Keputusan Tidak Terstruktur)

–        Sifat keputusan ini adalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh Manager Tingkat Atas. Informasi untuk pengambilan keputusan ini tidak mudah tersedia untuk didapat & biasanya berasal dari lingkungan luar.

Informasi dalam Sistem Teknologi Informasi

Di dalam STI, sebuah informasi dapat dikatakan berguna apabila ditopang oleh tiga hal :

1. Tepat pada kebutuhannya atau relevan

2. Tepat pada waktunya atau timelines

3. Tepat nilainya atau accurate

Secara umum informasi dapat dibagi menjadi beberapa tipe berdasarkan fungsi informasi tersebut, yaitu :

–        Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)

Merupakan informasi yang membantu pengambilan keputusan untuk memecahkan permasalahan yang tengah dihadapi.

Informasi ini untuk menjawab pertanyaan “ Of the several ways of doing the job, which is the best ?” Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

–        Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information)

Merupakan informasi untuk membantu memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefesienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan informasi tersebut untuk menjawab pertanyaan, “Permasalahan apakah yang seharusnya saya cermati ?”

Dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, informasi tipe ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Penyimpangan disini bisa berupa over budget biaya, target penjualan yang tidak tercapai, pendapatan perusahaan yang menurun, biaya produksi yang meningkat diluar perkiraan atau lainnya, yang merupakan perbedaan dari apa yang diharapkan dengan apa yang terjadi dalam kenyataan, das sein vs das sollen.

–        Informasi Pengumpulan Data (Scorekeeping Information)

Merupakan informasi yang mengambil bentuk berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan, “Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum ?”.

Dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, informasi ini berguna bagi manajer tingkat bawah untuk mengevaluasi kinerja personel-personelnya.

Karakteristisk Informasi

Karakteristik informasi yang berbeda tersebut biasanya disebabkan pembagian tingkat manajemen yang diberlakukan dalam sebuah organisasi bisnis.

Setiap level manajemen memiliki perbedaan fungsi dan fokus kerja sehingga membutuhkan informasi yang relevan pula. Karena itulah sebenarnya, informasi mengikuti karakteristik dari tiap level manajemen yang ada.

Beberapa karakteristik yang bisa disebutkan antara lain :

1.    Kepadatan Informasi

Manajemen tingkat bawah biasanya memerlukan informasi yang berkarakter mendetail dan terperinci atau dengan kata lain, kurang padat.

Hal tersebut terjadi karena manajemen level bawah lebih banyak berkecimpung dengan tugas pengendalian operasi langsung. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi, biasanya informasi makin tersaring, lebih ringkas dan semakin padat.

2.    Luas Informasi

Terfokus pada masalah tertentu digunakan oleh manajmen tingkat bawah yang memang mempunyai tugas yang khusus. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas membutuhkan informasi yang semakin luas karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan permasalahan yang lebih luas.

3.    Frekuensi Informasi

Frekuensi informasi yang diterima manajemen yang berbeda akan berbeda pula. Untuk manajemen tingkat bawah biasanya lebih cenderung rutin karena berkaitan dengan tugas dan pekerjaan yang rutin pula serta berulang-ulang.

Semakin tinggi level manajemen, informasi yang dibutuhkan akan semakin tidak rutin dan seringkali ad hoc atau mendadak karena manajemen yang makin tinggi seringkali dihadapkan pada pengambilan keputusan yang tidak terstruktur dimana pola dan waktunya tidak pasti.

4.    Skedul / jadwal Informasi

Masih berkaitan dengan frekuensi. Karakter informasi yang disajikan secara periodik dan jadwal yang jelas biasanya dikonsumsi oleh manajemen tingkat bawah. Sedangkan manajemen yang lebih tinggi biasanya tidak terjadwal.

5.    Waktu / periode Informasi tersebut dibutuhkan

Manajemen tingkat bawah lebih membutuhkan informasi historis untuk mengevaluasi tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Sedangkan karakter informasi yang dibutuhkan oleh manajemen  yang lebih tinggicenderung informasi prediksi yang menyangkut nilai masa depan.

6.    Akses Informasi

Informasi historis, rutin/periodik, berulang-ulang dapat diakses secara offline. Sajian offline ini ditujukan untuk manajmen tingkat bawah. Sebaliknya, untuk manajmen tingkat atas yang memerlukan informasi kapanpun diperlukan akses informasi secara online.

7.    Sumber Informasi

Manajemen tingkat bawah biasanya lebih terfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, maka manajemen tingkat ini memerlukan informasi yang bersumber pada internal perusahaan itu sendiri.

Sedangkan untuk menejemen tingkat atas yang berorientasi pada strategi dan perencanaan di masa yang akan datang , selain informasi internal, diperlukan juga informasi yang bersumber dari eksternal perusahaan itu sendiri.

 Konsep Pengambilan Keputusan

Kegiatan manajemen penuh dengan berbagai Pembuatan Keputusan, masalah yang kecil maupun masalah yang besar. Oleh karena itu seorang manager harus dapat memutuskan apa yang harus dilakukan dalam menghadapi suatu permasalahan.

Karena ada berbagai alternatif keputusan yang dapat diambil oleh seorang manager dalam menyelesaikan suatu permasalahan, dalam materi ini hanya akan dibahas keputusan terstruktur. Dimana akan dibahas bagaimana seorang manager secara sistematis dapat mengambil keputusan yang logis sehingga dapat membantunya untuk mencapai tujuan yang ingin dicapat.

Tahap Pengambilan Keputusan :

Kerangka Kerja Sistem Informasi

Secara garis besar, kerangka kerja sistem informasi diharapkan dapat memberikan gambaran umum area-area utama mengenai pengetahuan SI yg dibutuhkan oleh para praktisi.

•         Konsep-konsep dasar

      Merupakan konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis dan manajerial, termasuk mengenai berbagai komponen dan peran SI.

•         Teknologi informasi

      Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen TI meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dll

•         Aplikasi Bisnis

      Penggunaan utama dari SI utk operasi, manajemen dan keunggulan kompetitif bisnis.

•         Proses pengembangan

      Bagaimana para praktisi dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan SI utk memenuhi peluang bisnis.

•         Tantangan manajemen

      Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola TI pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan global dalam bidang tertentu terutama utk bisnis.