SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Pelaku bisnis professional perlu memahami pentingnya bagaimana sistem informasi dapat mempengaruhi fungsi-fungsi bisnis umum yang berpengaruh langsung pada perkembangan karirnya.

Sebagai contoh seorang marketing pada dunia perbankan harus memahami sistem informasi digunakan dan bagaimana sistem tersebut dapat mendukung kegiatan perbankan dan perusahaan lain.

Sistem informasi dapat dikelompokkan ke dalam kategori fungsi bisnisnya, yaitu :

–        Marketing,

–        HR Management,

–        Finance,

–        Accounting,

–        Production/operation.

Sistem Marketing

Fungsi bisnis yang sangat diperhatikan dalam marketing adalah perencanaan, promosi, dan penjualan serta pengembangan produk baru dan pangsa pasar baru beserta konsumen potensialnya. Hal ini menunjukkan marketing sebagai fungsi yang vital dalam operasional perusahaan.

Kegunaan lainnya adalah membantu seorang manager marketing dalam mengatur serta memantau hubungan dengan customer, perencanaan produksi, pengambilan keputusan atas produk lain, periklanan, penjualan, promosi dan strategi target pemasaran serta riset pasar dan prediksi untuk waktu mendatang.

Gambar diatas menunjukkan bagaimana sistem informasi marketing mendukung komponen utama marketing.

Interactive Marketing

Istilah interactive marketing dibuat untuk menggambarkan proses marketing yang berfokus pada pelanggan yang menggunakan basis internet, intranet dan extranet dalam pengadaan transaksi dua arah antara bisnis dengan pelanggan atau pelanggan potensial.

Tujuan dari adanya interactive marketing adalah untuk memungkinkan perusahaan mendapat keuntungan dari penggunaan internet, intranet dan extranet dalam menarik dan mempertahankan pelanggan yang akan menjadi mitra bisnis dalam penciptaan, pembelian, serta improvisasi produk dan jasa.

Di dalam interactive marketing, pelanggan dirangsang untuk secara proaktif tergabung dalam proses yag bersifat interaktif dalam pengembangan produk, pengiriman, serta pelayanan lainnya.

Hal ini dimungkinkan dengan adanya berbagai layanan internet termasuk fasilitas chat dan grup diskusi, web form and questionnaires, dan koresponensi email.

Akhirnya hasil akhir yang diharapkan dari interactive marketing adalah ragam kombinasi dari data vital marketing, ide mengenai produk baru, volume penjualan, dan hubungan yang erat dengan pelanggan.

Targeted Marketing

Targeted marketing atau pangsa pasar menjadi alat penting dalam pengembangan strategi promosi dan periklanan bagi perusahaan perdagangan elektronik melalui website.

Pada gambar berikut ini digambarkan konsep manajemen pangsa pasar promosi dan periklanan termasuk komponennya.

konsep manajemen pangsa pasar promosi dan periklanan berikut komponennya.

•         Community. Perusahaan dapat menggunakan metode promosi dan iklan pada komunitas atau orang-orang yang dituju disesuaikan dengan kebutuhan.

•         Content. Media iklan seperti bilbord elektronik atau banner dapat ditempatkan di berbagai website selain di website perusahaan. Penggunaan cara ini dapat menarik target pasar yang diinginkan.

•         Context. Iklan yang ditampilkan didalam website harus ada relevansinya dengan produk atau jasa yang diiklankan. Jadi target iklan hanya ditujukan kepada orang-orang yang sedang mencari informasi mengenai subyek yang dimaksud.

•         Demographic/Psychographic. Dukungan marketing dapat ditujukan sepenuhnya pada tipe atau kelas tertentu saja, contohnya: pasangan menikah, pengguna berusia 20an, dll.

•         Online Behaviors. Setiap pengunjung website dapat diamati perilakunya dengan berbagai metode pelacakan, misalnya dengan menggunakan metode “Web cookies” dimana dukungan marketing dapat secara cepat mempelajari kebiasaan setiap pengunjung website untuk kemudian dikembangkan menjadi target marketing perorangan setiap melakukan kunjungan ke dalam website perusahaan.

Sales Force Automation

Komputer dan jaringan komputer mempercepat ketersediannya dasar sales force automation. Di beberapa negara tenaga penjualan dilengkapi dengan penggunaan komputer notebook, web browser, dan software contract manajemen yang terhubung dengan internet, intranet dan extranet perusahaan yang tidak saja meningkatkan produktivitas orang bagian penjualan tetapi juga secara dramatis mempercepat pengambilan dan analisa data penjualan dari lapangan dan manager di kantor pusat.

Manufacturing Systems

Sistem informasi manufaktur mendukung fungsi produksi/operasional termasuk didalamnya aktivitas perencanaan dan proses kontrol barang dan jasa.

Sistem informasi digunakan untuk operasional manajemen dan proses transaksi dalam mendukung kegiatan perencanaan, pengawasan, dan pengawasan persediaan, pembelian, dan alur barang serta jasa.

Computer Integrated Manufacturing (CIM)

Adalah konsep sistem informasi menyeluruh yang menekan pada objek dimana sistem berbasis computer harus dapat :

–        Menyederhanakan (Simplify) proses produksi, disain produk, dan organisasi pabrik sebagai dasar yang vital dalam integrasi untuk mencapai otomatisasi

–        Otomatisasi (Automate) proses prodiksi dan fungsi bisnis yang didukung dengan penggunaan komputer, mesin, dan robot.

–        Mengintegrasikan (integrate) semua produk dan semua proses pendukung dengan menggunakan komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi lainnya.

Sistem computer informasi manufaktur – manufaktur terintegrasi.

Sistem Informasi Manufactur merupakan bagian dari sistem ERP. Secara keseluruhan CIM dibuat untuk menciptakan fleksibilitas dan responsitas proses manufaktur yang secara efisien memproduksi barang dengan kualitas yang tinggi.

Penerapan CIM memungkinkan perusahaan untuk dapat dengan cepat mengambil tindakan dan memenuhi permintaan konsumen atas barang dan jasa dengan tingkat kualitas yang tinggi.

Sistem Informasi Manufaktur (CIM) membantu perusahaan dalam melakukan penyederhanaan, otomatisasi dan mengintegrasikan beberapa yang diperlukan dalam proses produksi, contohnya penggunaan Computer Aided Engineering (CAE) dan Computer Aided Design (CAD) guna mendapatkan desain produk yang lebih baik dan penggunan Material Requirement Planning (MRP) yang diintegrasikan dengan jadwal produksi.

Computer Aided Manufacturing (CAM) merupakan system produksi otomatis yang mampu melakukan proses produksi.

Manufacturing Execution System (MES) adalah sistem informasi yang dapat digunakan untuk memonitor, mencatat, serta mengontrol 5 komponen produksi (material, equipment, personel, instruction, spesifikasi dan fasilitas produksi) dalam proses operasional pabrik serta dapat menghasilkan laporan dan status kinerja komponen produksi dalam upaya membantu perusahaan mencapai tingkat fleksibilitas serta kualitas yang tinggi dalam proses manufaktur.

Kontrol Proses merupakan penggunaan komputer dalam melakukan pengawasan/kontrol proses fisik terhadap barang yang diproduksi. Setiap computer proses kontrol memerlukan alat sensor khusus untuk melakukan pengukuran terhadap barang yang diproduksi. Sistem proses kontrol menghasilkan pesan dan menampilkan hasil dari status proses yang dilakukan.

Kontrol Mesin merupakan penggunakan komputer dalam proses kontrol ativitas mesin yang umum dikenal dengan sebutan numerical control. Alat pengontrol mesin pabrik adalah tipe numerical control application yang juga mengacu pada mesin industri lainnya.

Program komputer numerical control untuk peralatan mesin merubah data geometri dari gambar teknis dan instruksi mesin dari proses perencaaan kedalam perintah angka-angka kode yang dapat mengendalikan aktivitas kontrol mesin.

Tak jarang kontrol mesin menggunakan microprosesor tertentu yang disebut programmable logic controllers (PLCs) yang memungkinkan satu atau beberapa mesin melakukan numerical control program.

Pekerja manufaktur menggunakan komputer untuk mengembangkan control program, menganalisa data produksi yang dihasilkan oleh PLCs dan menjaga kinerja peralatan mesin.

Robotics hal penting dalam pengembangan kontrol mesin dan computer-aided manufacturing adalah terciptanya mesin yang pandai dan robot. Mesin dan robot ini dapat secara langsung mengendalikan aktivitasnya dengan bantuan microprocessor.

Robot adalah teknologi yang mengembangkan da membangun mesin dengan kecerdasan buatan (artificial intelligent) dan disertai kemampuan fisik seperti manusia (dapat bergerak, melihat, dll). Robot yang juga disebut dengan “steel collar workers” digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan menghemat biaya.

Human Resources System

Fungsi daripada human resources managemen (HRM) melibatkan proses rekruitmen, penempatan, evaluasi, konpensasi, dan pengemangan pegawai dan perusahaan.

Tujuan HRM adalah efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan. Jadi system informasi sumber daya manusia dirancang untuk :

1. Memenuhi permintaan tenaga kerja bagi perusahaan.

2. mengembangkan kemampuan potensional tenaga kerja.

3. Mengendalikan kebijakan dan program ketenagakerjaan.

Umumnya perusahaan menggunakan system informasi berbasis komputer untuk keperluan :

1. mencetak slip gaji dan laporan penggajian.

2. mencatat dan memelihara riwayat pekerja.

3. Menganalisa penggunaan tenaga kerja dalam operasional.

Beberapa perusahaan telah menggunakan informasi sistem berbasis komputer lebih dari yang disebutkan diatas dan mengembangkan sistem tersebut menjadi Human Resources Information System (HRIS) yang mencakup :

1. proses rekruitmen

2. penempatan karyawan

3. penilaian kinerja

4. analisa penggajian dan tunjangan karyawan

5. training dan pengembangan

6. kesehatan, keselamatan, dan keamanan

            Sistem informasi sumber daya manusia mendukung fungsi strategis, taktis dan operasional dalam sumber daya perusahaan

HRM dan internet

Internet sudah menjadi bagian utama perubahan sumber daya manusia. Adanya sistem online untuk HRM memungkinkan proses rekruitmen dilakukan melalui website perusahaan.

Beberapa perusahaan juga menggunaan jasa rekruitmen komersial dan database yang ada di internet, mengirim pesan di beberapa newsgroup dan komunikasi dengan pelamar kerja melalui E-mail.

HRM dan Intranet Perusahaan

Teknologi intranet memungkinkan perusahaan untuk memproses aplikasi dilakukan melalui jaringan intranet perusahaan. Dengan intranet departemen HRM dapat terusmenerus melayani kebutuhan karyawan. Mereka juga dapat mendistribusikan informasi penting dengan cepat dibandingkan menggunakan metode sebelumnya.

Intranet dapat membantu pengumpulkan informasi secara online dari karyawan untuk dimasukkan ke dalam file catatan mereka masing-masing dan memungkinkan karyawan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan HRM tanpa banyak campurtangan departemen HRM.

Contohnya penggunaan apliasi Employee Self-Service (ESS) yang memungkinkan karyawan melihat keuntungan yang diperoleh, laporan biaya dan perjalanan, informasi gaji pegawai, melakukan pembaharuan data karyawan, dll.

Keuntungan lain dengan adanya intranet adalah dapat disediakannya alat bantu pelatihan yang dapat dipergunakan sesuai permintaan dimana karyawan dapat mendownload instruksi dan memproses informasi yang diinginkan bahkan dalam bentuk video pelatihan bila memungkinkan.

Pelatihan and Pengembangan

Sistem Informasi membantu manager sumber daya melakukan perencanaan dan penilaian rekruitmen pegawai, program pelatihan dan pengembangan dengan melakukan analisa catatan keberhasilan dari program yang dilakukan. Mereka juga melakukan analisa status perkembangan karir dari masing-masing pegawai guna menentukan metode apa, seperti training, yang dapat dilakukan dan penilaian hasil kerja yang harus direkomendasikan. Keberadaan komputer berbasis multimedia memungkinkan program ini dilakukan oleh HRM.

SISTEM AKUNTANSI

Sistem Informai Akuntansi (SIA) merupakan sistem terlama yang telah digunakan di dalam dunia bisnis. Sistem ini mencatat dan melaporkan transaksi bisnis dan kejadian ekonomis lain.

SIA berbasis pada konsep double-entry bookkeeping yang telah lama digunakan dan konsep akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) serta activity based costing (ABC).

Dalam operasionalnya sistem akuntansi menekankan pada faktor hukum dan pencatatan yang bersifat historis serta penyajian laporan keuangan yang akurat. Umumnya sistem ini termasuk proses transaksi, pengendalian persediaan, piutang, hutang, penggajian, dan sistem general ledger.

Sistem akuntansi berfokus pada perencanaan dan pengendalian operasional bisnis. SIA menekankan pada laporan akuntansi biaya, pembuatan laporan anggaran dan laporan proyeksi keuangan serta analisa penilaian laporan actual dibandingkan dengan perencanaan.

sistem informasi untuk proses transaksi dan laporan keuangan.

SISTEM AKUNTANSI  ONLINE

Keberadaan internet, intranet dan extranet serta jaringan lain mengubah tatacara pencatatan dan aktivitas bisnis akuntansi. Adanya transaksi online mengubah interaksi transaksi dokumen, prosedur dan kontrol.

Hal ini biasa diterapkan pada proses order, kontrol inventory, Piutang, dan hutang. Sistem ini melibatkan proses langsung antara perusahaan dengan konsumen dan suppliers.

Proses Order

Merupakan sistem proses transaksi yang penting dimana sistem mencatat dan memproses pesanan pelanggan dan menghasilkan data yang diperlukan untuk analisa penjualan.

Di beberapa perusahaan sistem juga mencatat status permintaan pelanggan sampai barang dikirim. Sistem pemrosesan penjualan berbasis komputer menyediakan metode pencatatan dan pemeriksaan permintaan pelanggan serta transaksi penjualan dengan cepat, akurat dan efisien

Pengendalian Inventori

Sistem pengendalian persediaan mengambarkan proses perubahan barang di dalam persediaan. Bila tercatat permintaan dari pelanggan dari sistem pemesanan, system computer pengendalian persediaan mencatat adanya perubahan tingkat persediaan dan menyiapkan dukumen pengiriman yang diperlukan.

Sistem ini bisa mengingatkan manager untuk melakukan pemesanan untuk barang-barang yang perlu dipesan dan dapat menyediakan berbagai laporan yang diperlukan.

Account Receivable

Account receivable system atau system pencatatan piutang melakukan pencatatan piutang pelanggan yang dihasilkan dari pembelian dan pembayaran pelanggan.

Sistem ini mampu mencetak invoice kepada pelanggan secara periodik. Sistem informasi piutang berbasis komputer membantu manager dengan menyajikan laporan yang berguna untuk mengendalikan kredit yang diberikan serta pengumpulan tagihannya.  Aktivitas ini membantu dalam memaksimalkan kredit penjualan yang menguntungkan serta meminimumkan kerugian karena piutang tak tertagih (bad debts).

Account Payable

Account payable system atau sistem pencatatan hutang menekankan pada pebelian dan pembayaran kepada suplayer. Sistem ini mampu menghasilkan cek pembayaran dari invoice yang belum dilunasi dan mampu menghasilkan laporan pengendalian kas.

Sistem ini juga membantu kegiatan pembayaran secara akurat yang dapat menghasilkan hubungan yang baik kepada supplier. Memastikan jumlah yang terhutang, menjamin perolehan diskon pembayaran. Sistem ini juga menyajikan informasi analisa pembayaran, biaya, pembelian, akun biaya karyawan dan permintaan kas.

Payroll

Payroll system atau sistem penggajian memelihara data kerja karyawan dan data kerja lainnya. Sistem ini menghasilkan slip pembayaran gaji dan dokumen lain yang diperlukan seperti laporan pengeluaran, laporan penggajian, laporan analisa tenaga kerja dan beberapa laporan lain untuk kebutuhan managemen seperti laporan biaya tenaga kerja dan produktivitas.

Sistem Manajemen Keuangan

Sistem manajemen keuangan berbasis computer membantu manager keuangan dalam pengambilan keputusan untuk :

  1. Pembiayaan kegiatan bisnis

  2. Alokasi dan pengendalian sumber keuangan dalam kegiatan usaha

Sistem manajemen keuangan termasuk kas dan manajemen investasi, anggaran modal, perkiraan keuangan (financial forecasting), dan perencanaan keuangan.

Cash Management

Sistem cash management mengumpulkan informasi seluruh penerimaan kas dan pelunasan pembayaran antar perusahaan secara realtime dan berbasi periodik.

Sistem ini mampu membuat laporan harian, mingguan, bulanan perkiraan keuangan dimasa yang akan datang atau cash flow forecast yang dapat digunakan untuk mengetahui kondisi (surplus atau minus) keuangan mendatang.

Manajemen Investasi Online

Banyak perusahaan menginvestasikan keuntungannya ke dalam surat berharga rendah resiko berjangka pendek (sort-term low-risk marketable securities) atau high – return high-risk alternatives dimana akan diperoleh pendapatan investasi sampai dengandana diperlukan kembali. Portfolio dari surat berharga tersebut dapat dikendalikan dengan menggunakan paket aplikasi portfolio management.

Informasi investasi dan perdagangan surat berharga banyak tersedia di internet. Jasa investasi online membantu manager keuangan mengambil keputusan untuk membeli, menjual atau menahan transaksi setiap surat berharga guna mendapatkan keuntungan maksimal.

Anggaran Modal

Capital Budgeting atau proses anggaran modal melibatkan evaluasi keuntungan finansial pembelanjaan modal. Proposal pembelanjaan jangka panjang untuk pabrik dan peralatan berat dapat dianalisa dengan berbagai teknik perhitungan.

Aplikasi ini mempergunakan model lembar kerja yang rumit untuk menganalisa nilai sekarang dari pencapaian arus kas yang diharapkan dan analisa nilai yang optimum dari modal usaha.

Perkiraan Keuangan dan Perencanaan Keuangan

Umumnya sistem ini menggunakan lembar kerja elektronik dan aplikasi perencanaan keungan lain untuk melakukan evaluasi proyeksi kinerja keuangan saat ini.

Sistem ini juga membantu menentukan kebutuhan keuangan bisnis dan metode analisa alternative untuk keuangan. Analis keuangan menggunakan perkiraan keuangan berdasar pada kondisi keuangan, operasi bisnis, ketersediaan tipe pembiayaan, suku bunga, dan tingkat harga saham dan surat berharga guna mendapatkan perencanaan pembiayaan yang optimum.

Lembar kerja elektronik, software DSS dan Web-based groupware dapat digunakan untuk membangun dan menghasilkan model keuangan.

CROSS  FUNCTIONAL ENTERPRISE SYSTEMS

Merupakan penggunaan teknologi informasi untuk membangun cross-functional enterprise systems yang terintegrasi dan melewati batasan fungsi bisnis tradisional (seperti pemasaran dan keuangan).

Pada saat ini mayoritas perusahaan telah berubah dari mainframe-based legacy systems ke cross-functional client/server applications. Hal ini membawa pada instalasi Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), atau Supply Chain Management (SCM) yang biasanya diproduksi oleh SAP America, Baan, PeopleSoft, Oracle, dll.

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP merupakan cross-functional enterprise system yang bertindak seperti kerangka kerja untuk menyatukan dan membuat otomatis banyak proses bisnis yang harus di selesaikan dalam fungsi pabrikasi, logistik, distribusi, accounting, finance dan sumber daya manusia.

ERP software merupakan sekelompok software modules yang mendukung aktivitas bisnis yang terlibat dalam proses backoffice.

 ERP Software untuk perusahaan manufacturing biasanya akan mencatat status sales, inventory, shipping dan invoicing, termasuk memperkirakan kebutuhan raw material dan sumber daya manusia.

Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management merupakan suatu sistem yang dipergunakan untuk mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya agar baik perusahaan maupun pelanggan sama-sama mendapatkan manfaat yang menguntungkan dari sistem ini.

Terdapat beberapa alasan keperluan CRM, antara lain :

–        Dibutuhkan biaya 6 kali lebih besar untuk menjual produk pada konsumen baru daripada konsumen lama.

–        Konsumen yang tidak puas akan menceritakan pengalamannya pada 8-10 orang lain

–        Perusahaan dapat meningkatkan 85% labanya hanya dengan meningkatkan 5% konsumen yang loyalnya.

–        Keberhasilan menjual produk pada konsumen baru sekitar 15%, sedangkan pada konsumen lama dapat mencapai 50%.

–        70% konsumen yang mengeluh, tetap akan berbisnis dengan kita kembali jika perusahaan cepat mengambil langkah perbaikan.

–        Lebih dari 90% perusahaan yang ada tidak memiliki integrasi sales dan service untuk mendukung E-Commerce.

Adanya alasan-alasan tadi membuat bisnis menggunakan CRM sebagai strategy yang berbasis pada konsumen. CRM systems berisi sekelompok modul software yang menjalankan aktivitas bisnis khususnya front office process.

CRM software membantu bisnis untuk menghasilkan pelayanan yang cepat, nyaman, dapat dipercaya, dan konsisten.

Supply Chain Management

Supply chain terdahulu umumnya terikat pada banyak langkah yang tidak perlu dan berulang. Contohnya sebuah box breakfast cereal membutuhkan waktu 104 hari dari pabrik hingga siap dijual di supermarket.

Hal ini yang  menyebabkan banyak perusahaan membuat SCM sebagai tujuan strategy utama dalam inisiatif e-business mereka. Ini merupakan kebutuhan absolut bila ingin mencapai harapan konsumen e-business : Apa yang konsumen inginkan, kapan dan dimana diinginkan, pada harga terendah yang memungkinkan.

ONLINE TRANSACTION PROCESSING

Transaction Processing System (TPS) merupakan sistem informasi cross-functional yang memproses data yang dihasilkan dari bisnis transaksi yang ada.

Banyak perusahaan menggunakan internet, extranet, dan jaringan lain yang mengikat mereka pada konsumen dan supplier pada Online Transaction Processing Processing (OLTP).

Tahapan Transaction Processing Cycle meliputi beberapa aktivitas dasar sbb :

–        Data Entry

–        Transaction Processing, meliputi (1) batch processing dan (2) real-time processing (atau online processing)

–        Database Maintenance

–        Document and Report Generation

–        Inquiry Processing

ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION

Enterprise Application Integration (EAI) merupakan software yang dapat kita buat untuk menghubungkan beberapa software bisnis. EAI software memungkinkan pengguna membuat model (simulasi) atas proses bisnis yang terlibat diantara aplikasi bisnis.

EAI juga menghasilkan middleware yang mempersembahkan koordinasi dan konversi data, komunikasi antar aplikasi, messaging services, dan akses pada aplikasi yang terlibat.

Gambar dibawah ini menggambarkan aplikasi front-office dan back-office sehingga bisa saling kerjasama dengan baik dan terintegrasi. Ini merupakan kapabilitas yang vital dimana perusahaan E-business harus merespon dengan cepat dan efektif terhadap kondisi bisnis dan kemauan konsumen.

ETIKA SISTEM INFORMASI

ETIKA  SISTEM INFORMASI

Tahap paling tinggi dari pengembangan STI adalah pengelolaan STI itu sendiri yang telah beroperasi. Ada 2 (dua) isu penting tentang pengelolaan STI.

1.    Pertama, pengendalian dan kontrol terhadap STI itu sendiri.

¨  Kontrol yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan STI tidak dapat mencapai tujuannya.

¨  Informasi yang diinginkan dari STI mungkin bisa menjadi tidak akurat.

¨  Kontrol dan pengendalian di sini termasuk di dalamnya isu-isu seputar kemanan STI.

2.    Kedua, etika dan politik informasi yang juga harus diberikan perhatian yang cukup.

¨  Pengelolaan di bidang ini yang dilakukan dengan tidak tepat mungkin akan menurunkan kinerja. Demikian juga dengan pengelolaan politik informasi.

¨  Banyak STI yang secara teknis bagus, tetapi mengalami kegagalan dalam penerapannya karena adanya politik informasi yang menggagalkan STI tersebut.

¨  Salah satu diantaranya adalah adanya resistance to change atau keengganan berubah karena STI yang diterapkan ini akan menurunkan kekuasaan atau kesempatan seseorang yang menyebabkan yang bersangkutan enggan menerima STI yang ada.

Etika dalam Sistem Informasi

Etika merupakan kepercayaan tentang hal yang benar dan salah atau yang baik dan yang tidak. Etika dalam SI dibahas pertama kali oleh Richard Mason (1986), yang mencakup PAPA:

1.    Privasi

2.    Akurasi

3.    Properti

4.    Akses

PRIVASI menyangkut hak individu untuk mempertahankan informasi pribadi dari pengaksesan oleh orang lain yang memang tidak diberi izin untuk melakukannya

n  Kasus:

¨  Junk mail

¨  Manajer pemasaran mengamati e-mail bawahannya

¨  Penjualan data akademis

AKURASI terhadap informasi merupakan faktor yang harus dipenuhi oleh sebuah sistem informasi. Ketidakakurasian informasi dapat menimbulkan hal yang menggangu, merugikan, dan bahkan membahayakan.

n  Kasus:

¨  Terhapusnya nomor keamanan sosial yang dialami oleh Edna Rismeller (Alter, 2002, hal. 292)

¨  Kasus kesalahan pendeteksi misil Amerika Serikat

Perlindungan terhadap hak PROPERTI yang sedang digalakkan saat ini yaitu yang dikenal dengan sebutan HAKI (hak atas kekayaan intelektual).  HAKI biasa diatur melalui hak cipta (copyright), paten, dan rahasia perdagangan (trade secret).

Hak cipta adalah hak yang dijamin oleh kekuatan hukum yang melarang penduplikasian kekayaan intelektual tanpa seizin pemegangnya Hak seperti ini mudah untuk didapatkan dan diberikan kepada pemegangnya selama masa hidup penciptanya plus 70 tahun.

Paten merupakan bentuk perlindungan terhadap kekayaan intelektual yang paling sulit didapatkan karena hanya akan diberikan pada penemuan-penemuan inovatif dan sangat berguna. Hukum paten memberikan perlindungan selama 20 tahun.

Hukum rahasia perdagangan melindungi kekayaan intelektual melalui lisensi atau kontrak. Pada lisensi perangkat lunak, seseorang yang menandatangani kontrak menyetujui untuk tidak menyalin perangkat lunak tersebut untuk diserahkan pada orang lain atau dijual.

Berkaitan dengan dengan kekayaan intelektual, banyak masalah yang belum terpecahkan (Zwass, 1998); Antara lain:

•         Pada level bagaimana informasi dapat dianggap sebagai properti?

•         Apa yang harus membedakan antara satu produk dengan produk lain?

•         Akankah pekerjaan yang dihasilkan oleh komputer memiliki manusia penciptanya? Jika tidak, lalu hak properti apa yang dilindunginya?

Fokus dari masalah AKSES adalah pada penyediaan akses untuk semua kalangan. Teknologi informasi diharapkan malah tidak menjadi halangan dalam melakukan pengaksesan terhadap informasi bagi kelompok orang tertentu, tetapi justru untuk mendukung pengaksesan untuk semua pihak.

Sistem informasi yang ada selama ini tampaknya selalu terabaikan atau harus diperbaiki dengan mahal karena pemakaian yang tidak semestinya. Sistem informasi dirasa tidak diterima dengan semestinya oleh pengguna seharusnya. Ada sejumlah penolakan dari orang-orang yang selama ini bekerja dalam proses pengolahan data dalam kaitan implementasi sistem informasi yang ditujukan untuk membantu pekerjaannya.

Penjelasan yang dapat diterima oleh umum berkaitan dengan rule of thumb yang secara informal berdasarkan teori ilmiah sosial ataupun temuan-temuan riset.

Penolakan terhadap Etika SI

Kling mengidentifikasikan enam perspektif teori penolakan, yaitu:

¨  Rasional,

¨  Struktural,

¨  Hubungan Manusia,

¨  Interaksionis,

¨  Politik Organisasi, dan

¨  Politik Kelas.

Pembagian ini berdasarkan berbagai dimensi, seperti pandangan teknologi dan setting sosial. Kemudian perspektif Kling tersebut dikelompokkan lagi dengan cara yang berbeda menjadi tiga teori.

¨  Pertama, penolakan terjadi karena adanya faktor internal, baik dari diri sendiri atau dari dalam kelompok yang bersangkutan.

¨  Kedua, penolakan terjadi karena adanya sebab yang ditimbulkan dari aplikasi atau sistem yang diimplementasikan.

¨  Ketiga, penolakan terjadi karena adanya interaksi antara sistem dan pemakai.

Penerapan dari masing-masing teori memiliki implikasi yang berbeda dari langkah-langkah yang diambil menurut teori yang digunakan. Seorang implementor MSI yang menggunakan teori manusia mengenai resistansi akan mengambil langkah-langkah yang berinti manusia dalam usaha mengatasi resistansi.

Di sisi lain, seorang implementor yang berpegang pada teori sistem akan mengambil langkah-langkah dengan sistem menjadi fokus utama dalam usahanya mengatasi resistansi, seperti merancang sistem dengan sebaik-baiknya, memodifikasi sistem untuk mendukung cara kerja dan cara berpikir pengguna, meningkatkan sisi ergonomis dari sistem, dan lain-lain.

Resistensi Individual

Resistensi individual merupakan rasa penolakan yang dilakukan oleh seorang individu. Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan.

¨  KEBIASAAN.

¨  RASA AMAN

¨  FAKTOR EKONOMI

¨  TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI

¨  PERSEPSI

Resistensi Organisasional

Merupakan rasa penolakan yang dilakukan bukan hanya oleh seorang individu, melainkan sudah menjadi beberapa individu yang memiliki pendapat yang sama.

n  INERSIA STRUKTURAL

¨  Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasil- kan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.

n  FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS

¨  Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.

n  INERSIA KELOMPOK KERJA

¨  Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.

n  ANCAMAN TERHADAP KEAKHLIAN

¨  Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.

n  ANCAMAN TERHADAP HUBUNGAN KEKUASAAN YANG TELAH MAPAN.

¨  Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.

n  ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA

¨  Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?.

Sebuah sistem komputer saja tidak akan mampu menghasilkan perubahan organisasi yang sifatnya radikal. Untuk mencapai hal tersebut, diperlukan pula analisa yang mendalam terhadap situasi yang ada untuk dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang akan menunjang ataupun menghambat terjadinya perubahan dan kemudian melakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasinya.

Sebagai implikasi dari teori interaksi, sebagian dari rancangan spesifik sistem yang akan diimplementasikan adalah sebuah produk dari relasi/hubungan antara perancang dan pengguna sistem. Ketidakikutsertaan pengguna sistem dalam tahap perancangan dapat sangat mempengaruhi keberhasilan implementasi sebuah MSI

Implikasi yang paling penting dari penggunaan teori interaksi adalah bahwa strategi pengimplementasian dan perancangan sebuah sistem dihasilkan dari diagnosa mendalam terhadap kondisi organisasi dimana sistem tersebut akan digunakan. Untuk dapat mengembangkan sebuah sistem yang tidak mengalami resistansi, atau untuk melakukan perubahan terhadap sistem yang implementasinya menghadapi resistensi, selain diperlukan analisa teknis terhadap sistem diperlukan juga analisa dari sisi sosial dan politis.

Taktik Mengatasi Penolakan Atas Perubahan

1. Pendidikan dan Komunikasi.

¨  Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

2. Partisipasi.

¨  Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan

3. Memberikan kemudahan dan dukungan.

¨  Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.

4. Negosiasi.

¨  Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka

5. Manipulasi dan Kooptasi.

¨  Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

6. Paksaan.

¨  Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

Contoh mengatasi penolakan :

n  mengganti individu yang menolak atau memberikan kesempatan kepada mereka untuk menyarankan perbaikan sistem dapat mereduksi atau mengeliminasi penolakan

n  melibatkan pengguna sebagai bagian dari analisis

Keamanan Sistem Informasi

Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi. Tujuannya adalah untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.

Ancaman terhadap sistem informasi dapat dibagi menjadi dua macam: ancaman aktif dan ancaman pasif

n  Ancaman aktif mencakup kecurangan dan kejahatan terhadap komputer

n  Ancaman pasif mencakup kegagalan sistem, kesalahan manusia, dan bencana alam

Metode yang umum digunakan oleh orang dalam melakukan penetrasi terhadap sistem berbasis komputer ada 6 macam (Bodnar dan Hopwood, 1993), yaitu

1.    Pemanipulasian masukan

2.    Penggantian program

3.    Penggantian berkas secara langsung

4.    Pencurian data

5.    Sabotase

6.    Penyalahgunaan dan pencurian sumber daya komputasi.

Berbagai teknik yang digunakan untuk melakukan hacking :

¨  Denial of Service

            Teknik ini dilaksanakan dengan cara membuat permintaan yang    sangat banyak terhadap suatu situs sehingga sistem menjadi      macet dan kemudian dengan mencari kelemahan pada sistem si             pelaku melakukan serangan terhadap sistem.

¨  Sniffer

            Teknik ini diimplementasikan dengan membuat program yang         dapat melacak paket data seseorang ketika paket tersebut   melintasi Internet, menangkap password atau menangkap isinya.

¨  Spoofing

            Melakukan pemalsuan alamat e-mail atau Web dengan tujuan        untuk menjebak pemakai agar memasukkan informasi yang        penting seperti password atau nomor kartu kredit

Pengendalian Sistem Informasi

Untuk menjaga keamanan sistem informasi diperlukan pengendalian terhadap sistem informasi

Kontrol mencakup:

1.        Kontrol administratif

2.        Kontrol pengembangan dan pemeliharaan sistem

3.        Kontrol operasi

4.        Proteksi terhadap pusat data secara fisik

5.        Kontrol perangkat keras

6.        Kontrol terhadap akses komputer

7.        Kontrol terhadap akses informasi

8.        Kontrol terhadap perlindungan terakhir

9.        Kontrol aplikasi

Kontrol Administratif

Mempublikasikan kebijakan kontrol yang membuat semua pengendalian sistem informasi dapat dilaksanakan dengan jelas dan serius oleh semua pihak dalam organisasi

Prosedur yang bersifat formal dan standar pengoperasian disosialisasikan dan dilaksanakan dengan tegas. Termasuk dalam hal ini adalah proses pengembangan sistem, prosedur untuk backup, pemulihan data, dan manajemen pengarsipan data

Perekrutan pegawai secara berhati-hati, yang diikuti dengan orientasi, pembinaan, dan pelatihan yang diperlukan

Supervisi terhadap para pegawai. Termasuk pula cara melakukan kontrol kalau pegawai melakukan penyimpangan terhadap yang diharapkan.

Pemisahan tugas-tugas dalam pekerjaan, dengan tujuan agar tak seorangpun yang dapat menguasai suatu proses yang lengkap. Sebagai contoh, seorang pemrogram harus diusahakan tidak mempunyai akses terhadap data produksi (operasional) agar tidak memberikan kesempatan untuk melakukan kecurangan

Kontrol terhadap Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem

Melibatkan Auditor sistem, dari masa pengembangan hingga pemeliharaan sistem, untuk memastikan bahwa sistem benar-benar terkendali, termasuk dalam hal otorisasi pemakai sistem. Aplikasi dilengkapi dengan audit trail sehingga kronologi transaksi mudah untuk ditelusuri

Kontrol Operasi

Tujuan agar sistem beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Termasuk dalam hal ini:

1. Pembatasan akses terhadap pusat data
2. Kontrol terhadap personel pengoperasi
3. Kontrol terhadap peralatan (terhadap kegagalan)
4. Kontrol terhadap penyimpan arsip
5. Pengendalian terhadap virus

Perlindungan Fisik terhadap Pusat Data

Faktor lingkungan yang menyangkut suhu, kebersihan, kelembaban udara, bahaya banjir, dan keamanan fisik ruangan perlu diperhatikan dengan benar. Untuk mengantisipasi kegagalan sumber daya listrik, biasa digunakan UPS dan mungkin juga penyediaan generator

Kontrol Perangkat Keras

Untuk mengantisipasi kegagalan sistem komputer, terkadang organisasi menerapkan sistem komputer yang berbasis fault-tolerant (toleran terhadap kegagalan).

Toleransi terhadap kegagalan pada penyimpan eksternal antara lain dilakukan melalui disk mirroring atau disk shadowing, yang menggunakan teknik dengan menulis seluruh data ke dua disk secara paralel.

Kontrol Akses terhadap Sistem Komputer

Setiap pemakai sistem diberi otorisasi yang berbeda-beda. Setiap pemakai dilengkapi dengan nama pemakai dan password. Penggunaan teknologi yang lebih canggih menggunakan sifat-sifat biologis manusia yang bersifat unik, seperti sidik jari dan retina mata, sebagai kunci untuk mengakses sistem

Kontrol terhadap Akses Informasi

Melakukan pengendalian terhadap akses informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya dengan penggunaan enkripsi.

Kontrol Terhadap Bencana

Rencana darurat (emergency plan) menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh para pegawai manakala bencana terjadi. Rencana cadangan (backup plan) menentukan bagaimana pemrosesan informasi akan dilaksanakan selama masa darurat.

Rencana pemulihan (recovery plan) menentukan bagaimana pemrosesan akan dikembalikan ke keadaan seperti aslinya secara lengkap, termasuk mencakup tanggung jawab masing-masing personil

Rencana pengujian (test plan) menentukan bagaimana komponen-komponen dalam rencana pemulihan akan diuji atau disimulasikan

Kontrol Terhadap Perlindungan Terakhir

Untuk melakukan pengendalian terhadap perlindungan terakhir dapat dilakukan dengan banyak cara, seperti dengan membuat rencana pemulihan dari bencana. Cara ini dianggap sebagai cara untuk mengembalikan keadaan bila suatu sistem mengalami bencana, dimana hal tersebut merupakan suatu faktor yang tidak dapat dihindari lagi. Dengan adanya rencana yang matang, maka paling tidak data yang terdapat pada suatu sistem tidak akan hilang bila terjadi bencana. Sehingga proses recovery mungkin dilakukan.

Langkah lainnya adalah dengan mempersiapkan asuransi. Dengan adanya asuransi, maka kontrol terhadap perlindungan terakhir akan menjadi lebih terjamin.

Kontrol Aplikasi

Untuk melakukan kontrol terhadap aplikasi, maka faktor yang harus diperhatikan adalah bagaimana mengatur masukan (input), keluaran (output), Pemrosesan, Basis data dan Telekomunikasi.

Ada beberapa perangkat yang dapat digunakan seperti metode sistem log, dimana seorang user harus memasukkan username dan password tertentu untuk masuk ke dalam suatu sistem. Hal ini akan menyimpan informasi tentang aktifitas yang dilakukan oleh user. Selain itu juga dapat digunakan firewall, antivirus, dan metode lainnya.