Definisi Sistem Informasi Manajmen

PENDAHULUAN

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Tujuan sistem informasi manajemen adalah  memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

 B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA

Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)

INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

 C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER

Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.

Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.

Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.

D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN

Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.

Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima dari sumber lain.

Sumber informasi intelijen :

1. Lembaga pemerintah.
2. Asosiasi perdagangan industri
3. Perusahaan riset pasar swasta
4. Media massa
5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi

Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam selera konsumen.

Unsur pokok dalam informasi intelijen :

1. Profil keperluan informasi dari manajer
2. Sistem penggalian informasi manajemen
3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
4. Sistem analisis data
5. Kajian khusus
6. Sistem pelaporan
7. Pedoman penghapusan data.

Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga mempunyai.

E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI

Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.

Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.

Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.

Keuntungan dari integrasi :

1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.

F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

A. Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.

 Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

B. Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system)

= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.

Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

Spesifikasi DSS :

1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

D. Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

E. Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.

H.KEMAMPUAN PELAPORAN

Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.

Prinsip pelaporan :

1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja

Jenis-jenis laporan :

     1.   Laporan periodik

           Laporan yang secara rutin dikerjakan

     2.   Laporan indikator kunci

            Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.

3. Laporan siap panggil

Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.

4. Laporan khusus

Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.

5. Laporan perkecualian

Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.

I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.

= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.

Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :

1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan input.

RINGKASAN

1. Seiring dengan perkembangan lingkungan bisnis yang rumit dan lingkungan yang dinamis tuntutan terhadap keberadaan Sistem informasi manajemen adalah menjadi kebutuhan.
2. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional dan yang mentransformasikan data menjadi informasi dengan berbagai cara sehingga dapat meningkatkan produktifitas selain juga harus disesuaikan dengan gaya dan watak para manajernya.
3. Ada beberapa faktor yang menjadi penyebab gagalnya membangun SIM, antara lain :

·         Kurang organisasi yang wajar

·         Kurangnya perencanaan yang memadai

·         Kurang personil yang handal

·         Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

4. Kemampuan teknis sistem komputer :
• Pemrosesan data batch
• Pemrosesan data tunggal
• Pemrosesan on-line, real time
• Komunikasi data dan switching pesan
• Pemasukan data jarak jauh dan up date file
• Pencarian records dan analisis
• Pencarian file
• Algoritme dan model keputusan
• Otomatisasi kantor.

Definisi SIM dan Model-Model SIM

DEFINISI SIM :

        Suatu Sistem Informasi Komputer yang menyediakan INFORMASI bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

MODEL SIM :

SUBSISTEM-SUBSISTEM SIM :

1.   SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (SUB UNIT UTAMA ORGANISASI)

Merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada Tingkat Perencanaan Strategis. (GAMBAR 1)

Database perusahaan berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan electronic mail boxes yang digunakan para eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elekronik dan kalender elektronik.

Rute ke EIS :

·        Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan.

·        Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database, dll.

·        Perusahaan dapat membeli software EIS khusus.

1.   SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Menyediakan Informasi untuk memecahkan masalah Pemasaran Perusahaan.

SUBSISTEM INPUT PEMASARAN :

·        SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar bagi laporan periodic dan khusus atau model matematika.

·        SUBSISTEM PENELITIAN PEMASARAN, mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan.

·        SUBSISTEM INTELIJEN PEMASARAN, mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan.

SUBSISTEM OUTPUT PEMASARAN :

·        SUBSISTEM PRODUK, semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tertentu.

·        SUBSISTEM TEMPAT, semua software yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan.

·        SUBSISTEM PROMOSI, software yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan.

·        SUBSISTEM HARGA, semua informasi mengenai harga produk tertentu.

·        SUBSISTEM BAURAN TERINTEGRASI, memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran.

1.   SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.

SUBSISTEM INPUT MANUFAKTUR :

·        SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur.

·        SUBSISTEM REKAYASA INDUSTRI, menjelaskan operasi manufaktur internal. Terdiri dari para Industrial Engineering yang mempelajari proses produksi dan membuatnya lebih efisien.

·        SUBSISTEM INTELIJEN MANUFAKTUR, menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen dalam lingkungan perusaaan – pemasok dan serikat buruh.

SUBSISTEM OUTPUT MANUFAKTUR

·        SUBSISTEM PRODUKSI, mengukur proses produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari langkah satu ke langkah berikutnya.

·        SUBSISTEM PERSEDIAAN, mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi.

·        SUBSISTEM KUALITAS, mengukur kualitas bahan. Memeriksa kualitas bahan mentah saat diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan pada barang jadi.

·        SUBSISTEM BIAYA, menghitung biaya yang dibutuhkan selama proses produksi.

1.   SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan.

SUBSISTEM INPUT KEUANGAN :

·        SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan.

·        SUBSISTEM AUDIT INTERNAL, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor internal.

·        SUBSISTEM INTELIJEN KEUANGAN, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik serta pemerintah.

SUBSISTEM OUTPUT KEUANGAN :

·        SISTEM PERAMALAN, melakukan peramalan jangka panjang 5 – 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.

·        SUBSISTEM MANAJEMEN DANA, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan

·        SUBSISTEM PENGENDALIAN, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.

5.   SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem yang meyediakan informais mengenai sumber daya manusia dalam perusahaan. SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan.

SUBSISTEM INPUT HRIS :

·        SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan data yang berhubungan dengan personil perusahaan.

·        SUBSISTEM PENELITIAN SUMBER DAYA MANUSIA, penelitian khusus mengenai pekerjaan-pekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat kompensasi yang sesuai.

·        SUBSISTEM INTELIJEN SUMBER DAYA MANUSIA, mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil.

SUBSISTEM OUTPUT HRIS :

·        SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA, melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa datang.

·        SUBSISTEM PEREKRUTAN, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem perekrutan).

·        SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian/kompetensi, suksesi dan pendisiplinan.

·        SUBSISTEM KOMPENSASI, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan mereka.

·        SUBSISTEM BENEFIT, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja maupun telah pensiun.

·        SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN,        bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada pemerintah.

 

S.I.M DALAM PEMECAHAN MASALAH

DALAM 2 DASAR :

1.   Sumber Daya Informasi Seorganisasi ;

S.I.M adalah suatu cara organisasi untuk menyediakan informasi dalam rangka pemecahan masalah.

Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan komputer sebagai alat bantu bagi manajer untuk memecahkan masalah.

2.   Identifikasi dan Pemahaman Masalah ;

Ide utama dibalik S.I.M adalah menjaga agar pasokan informasi mengalir terus ke manajer.

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

      Konsep siklus hidup cocok dengan segala sesuatu yang lahir, tumbuh berkembang dan akhirnya mati. Pola ini juga berlaku untuk sistem berbasis komputer seperti aplikasi pengolahan data atau sistem pendukung keputusan. Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer. Siklus hidup sitem itu sendiri merupakan metodologi, tetapi polanya lebih dipengaruhi oleh kebutuhan untuk mengembangkan sistem lebih cepat.

SIKLUS HIDUP SISTEM

            Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi yang berbasis komputer. Karena tugas-tugas tersebut mengikuti suatu pola yang teratur dan dilakukan secara top down, SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterwall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

Tahap-tahap siklus hidup

Tahap siklus hidup terbagi menjadi dua yaitu siklus hidup pengembangan (system development life cycle – SDLC) yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan dan penerapan. Tahap ke dua disebut dengan tahap penggunaaannya, yang berlangsung sampai sudah waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses merancang kembali mengakibatkan siklus itu akan diulangi lagi.

Pengelolaan siklus hidup

            Siklus hidup yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Dibanyak perusahaan, tanggung jawab masih berada pada tingkat ini. Namun, kecenderungan saat ini juga meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Sekarang, manajemen siklus hidup sistem mungkin saja terentang melewati beberapa tingkat organisasional dan melibatkan manajer diluar jasa informasi.

Tanggung jawab eksekutif

            Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangan. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oelh eksekutif tingkat yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi dan CIO.

Komite Pengarah SIM

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggungjawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut komite pengarah. Jika perusahaan membentuk komite pengarah untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputer perusahaan, digunakan nama komite pengarah SIM.

Komite pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :

1. Menetapkan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
2. Menjadi pengendali keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer.
3. Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.

Kepemimpinan proyek

Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawab itu ada pada tim proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Suatu tim mungkin memiliki belasan anggota, yang terdiri dari pemakia, spesialis informasi dan mungkin audit internal. Audit memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan tertentu dalam hal akurasi, pengendalian, keamanan dan dapat diaudit. Kegiatan tim diarahkan oleh seorang pemimpin proyek yang memberikan pengarahan sepanjang berlangsungnya proyek. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

TAHAP SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

1. TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS :

• Menentukan lingkup dari proyek
• Mengenali berbagai area permasalahan potensial
• Mengatur urutan tugas
• Memberikan dasar untuk pengendalian

Langkah-langkah tahap perencanaan :

1. Menyadari masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non-manajer, da, elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

2. Mendefinisikan masalah

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahami dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan itu. Disini manajer hanya mencari untuk mengidentifikasikan dimana letak permasalahannya dan penyebabnya.

3. Menentukan tujuan sistem

Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada titik ini tujuan hanya dinyatakan secara umum.

4. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem

Sistem baru tidak akan beroperasi bebas dari kendala. Kendala dapat ditimbulkan oleh faktor lingkungan, manajemen perusahaan.

5. Membuat studi kelayakan.

Ada enam dimensi studi kelayakan :

• Teknis
• Pengembalian ekonomis
• Hukum dan etika
• Operasional
• Jadwal
5. Mempersiapkan usulan penelitian sistem

Jika sistem dan proyek nampak layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem itu melakukan. Analisis akan menyiapkan usulan penelitian yang memberikan dasar manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis.

7. Menyetujui atau menolak penelitian proyek

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulakn serta menentukan apakah perlu diteruskan.

8. Menetapkan mekanisme pengendalian

Sebelum penelitian sistem dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya dan kapan akan dilaksanakan.

2. TAHAP ANALISIS

Pada saat perencanaan telah selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang bau atau diperbarui.

Adapun langkah-langkahnya adalah :

1. Mengumumkan penelitian sistem

Ketika perusahaaan menerapkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerja sama dengan para pekerja dengan memberitahukan tentang penelitian sistem.

2. Mengorganisasikan tim proyek

Tim proyek akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai, dan bukan spesialis informasi,sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif.

3. Mendefinisikan kebutuhan informasi

Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencatatan dan survei.

4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

Begitu kebutuhan informasi manajer didefinisikan, sekarang dapat ditentukan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerjanya.

5. Menyiapkan usulan rancangan

Analis sistem memberi kesempatan untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan

6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan keputusasn untuk menyetujui atau menolak.

3. TAHAP RANCANGAN

Rancangan sistem adalah penentuan proses dandata yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah tahap rancangan adalah :

1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.

Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis.

2. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem

Sekarang analis harus mengidentifikasi konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.

3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analis bekerja sama erat dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif

4. Memilih konfigurasi yang terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peraltan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.

5. Menyiapkan usulan penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dialkukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.

6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan ini sangat penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

4. TAHAP PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Langkah-langkah penerapan, adalah :

1. Merencanakan penerapan

Manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaanyang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem

2. Mengumumkan penerapan

Proyek penerapan diumumkan kepada seluruh karyawan dengan tujuan untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan tentang penerapan sistem baru dan meminta kerja sama dari pegawai.

3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peraltan kpmputer yang terdapat pada konfigurasi disetujui.

4. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak

Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal.

5. Menyiapkan database

Pengelola database bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data dan ini mencakup persiapan database.

6. Menyiapkan fasilitas fisik

Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan.

7. Mendidik peserta dan pemakai

Sistem baru akan mempengaruhi banyak orang maka diperlukan suatu pelatihan.

8. Menyiapkan cutover

Proses menghentikan penggunaan sistem lama ke sistem baru disebut cutover

9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru

Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut.

10. Masuk ke sistem baru

Ada empat pendekatan dasar untuk masuk ke sistem baru :

• Percontohan (pilot) : suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
• Serentak (immediate) : pendekatan yang paling sederhana adalah beralih darisistem lama ke sistem abru pada suatu waktu secara bersamaan.
• Bertahap (phased) : dalam cutover bertahap sistem baru digunakan bagian per bagian
• Paralel (parallel) : cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh.

5. TAHAP PENGGUNAAN

Langkah-langkah tahap penggunaan :

1. Menggunakan sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2. Audit sistem

Setelah sistem baru berkesempatan untuk mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa informasi seorang auditor internal.

3. Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Pemeliharaan sistem dilaksanakan dengan tiga alasan :

• Memperbaiki kesalahan
• Menjaga kemutakhiran sistem
• Meningkatkan sistem
3. Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem itu tidak dapat lagi digunakan, suatu usulan dibuat komite pengarah SIM bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang dengan menggunakan rekayasa ulang proses bisnis. Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk berpindah ke suatu siklus sistem baru. Dukungan tersebut penjelasan kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan dan sebagainya.

5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Komite pengarah SIM menentukan apakah suatu siklus hidup sistem baru itu perlu. Jika ya, dibuat keputusan tentang kapan tahap perencanaan akan dimulai. Siklus hidup yang baru dapat mengikuti pola rancang ulang proses bisnis. Sistem yang ada sekarang akan digunakan hingga saat cutover ke sistem yang direkayasa ulang.

RINGKASAN

1. Evolusi sistem berbasis komputer mengikuti pola yang disebut siklus hidup sistem. Empat tahap pertama adalah perencanaan, analisis, rancangan dan penerapan. Emapt tahap tersebut ditujukan bagi pengembangan. Istilah siklus hidup pengembangan sistem sering digunakan bagi empat tahap ini. Tahap ke lima adalah tahap penggunaan.
2. Tanggung jawab manajemen siklus hidup dapat berupa pada beberapa tingkatan organisasi. Pada tingkat puncak, pengarahan menyeluruh dapat datang dari direktur utama dan eksekutif lain, yang sering berfungsi sebagai suatu komite pengarah. Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, kepemimpinan berada pada komite SIM. Dalam tim-tim proyek, pengarahan diberikan oleh para pemimpin proyek.
3. Para pemakai dapat melaksanaka semua siklus hidup sistem saat mereka terlibat dalam end user computing, tetapi para spesialis informasi dapat  melakukan sebagian besar pekerjaan yang  memerlukan keahlian khusus mereka. Audit internal sering pula dipanggil untuk memberikan bantuan khusus.